Голландын хууль хэрэглэгчийн мэдээллийг хадгалах хоёр талын арга барилыг баримталдаг. Татварын хуулийн дагуу санхүүгийн баримт бичиг гэх мэт бизнесийн бүртгэлийг дор хаяж долоон жил хадгалах ёстой бол хувийн мэдээллийг GDPR зориулалтын дагуу шаардлагатай хэмжээнээс удаан хадгалж болохгүй.
Энэ нь хууль ёсны үүргээ биелүүлэх болон хувийн нууцын эрхийг хүндэтгэх хоёрын хооронд нарийн тэнцвэрийг бий болгодог.
Олон байгууллага харилцагчийн янз бүрийн мэдээллийг хууль ёсоор хэр удаан хадгалах боломжтойг ойлгоход бэрхшээлтэй байдаг. Дүрэм нь та санхүүгийн бүртгэл, ажилчдын мэдээлэл эсвэл ерөнхий харилцагчийн мэдээлэлтэй харьцаж байгаагаас хамааран өөр өөр байдаг.
Зарим хадгалах хугацааг тодорхой хуулиар тогтоодог бол зарим нь танаас бизнесийн хэрэгцээндээ үндэслэн боломжийн шийдвэр гаргахыг шаарддаг.
Энэхүү гарын авлагад Нидерландад өгөгдөл хадгалахтай холбоотой хууль эрх зүйн хүрээг тайлбарлаж, танай байгууллагын хувьд зохих хадгалах хуваарийг хэрхэн тодорхойлохыг харуулав.
Та янз бүрийн өгөгдлийн төрлүүдэд тавигдах хууль ёсны шаардлагууд, өгөгдлийг устгах үйл явцыг хэрхэн зөв зохицуулах, мөн хэрэглэгчид өөрсдийн мэдээлэлтэй холбоотой ямар эрхтэй байх талаар мэдэх болно.
Нидерландын хуулийн дагуу өгөгдөл хадгалах үндсэн зарчмууд
Голландын хууль хэрэглэгчийн мэдээллийг хадгалахдаа гурван үндсэн зарчмыг баримтлахыг шаарддаг: та өгөгдлийг зөвхөн анхны зориулалтын дагуу хадгалах, шаардлагатай хамгийн бага хэмжээг цуглуулах, хадгалах шийдвэрээ тодорхой баримтжуулах ёстой.
Хувийн мэдээлэл боловсруулах зорилгын хязгаарлалт
Та хувийн мэдээллийг зөвхөн цуглуулсан тодорхой зорилгоор л хадгалах боломжтой. Хэрэв та цуглуулсан бол Хэрэглэгчийн мэдээлэл Захиалгыг боловсруулахын тулд та тусдаа зөвшөөрөл аваагүй л бол маркетингийн зорилгоор тухайн өгөгдлийг тодорхойгүй хугацаагаар хадгалах боломжгүй.
GDPR нь танаас ямар нэгэн мэдээлэл цуглуулахаасаа өмнө тодорхой зорилго тодорхойлохыг шаарддаг. Энэ зорилго дуусахад таны хууль эрх зүйн үндэслэл хадгалах хугацаа дуусна.
Жишээлбэл, та харилцагчийн гүйлгээг дуусгасны дараа болон хууль ёсны хадгалалт Хугацаа дуусахад өөр хууль ёсны зорилго байхгүй бол та тэдний өгөгдлийг устгах ёстой.
Та хууль ёсны үндэслэлгүйгээр хуучин өгөгдлийг дахин ашиглах боломжгүй. Хэрэв таны бизнесийн нөхцөл байдал өөрчлөгдөж, та одоо байгаа хэрэглэгчийн мэдээллийг шинэ зорилгоор ашиглахыг хүсвэл энэ нь анхны цуглуулах зорилготой нийцэж байгаа эсэхийг үнэлэх эсвэл шинэ зөвшөөрөл авах шаардлагатай.
Өгөгдлийг багасгах ба хэрэгцээ
Та зорилгодоо хүрэхийн тулд шаардлагатай хамгийн бага хувийн мэдээллийг цуглуулж, хадгалах ёстой. Энэ нь та харилцагчийн мэдээллийг дараа нь хэрэг болох магадлалтай гэж "хэрэв" хадгалж чадахгүй гэсэн үг юм.
Нидерландын татварын хуулиар санхүүгийн бүртгэлийг долоон жилийн турш хадгалах шаардлагатай. Гэсэн хэдий ч энэ нь та бүх үйлчлүүлэгчийн мэдээллийг долоон жилийн турш хадгалж болно гэсэн үг биш юм.
Та хуулиар хадгалах ёстой зүйлээ өөр зорилгоор цуглуулсан зүйлээсээ ялгаж салгах хэрэгтэй.
Нидерландын Мэдээлэл Хамгаалах Газар нь танаас хадгалагдсан өгөгдлийг тогтмол хянаж байхыг шаарддаг. Өөрөөсөө асуугаарай: танд энэ мэдээлэл хэрэгтэй хэвээрээ юу? Та үүнийг танигдахуйц хэлбэрээр хадгалахын оронд нэрээ нууцалж болох уу?
Хэрэв хариулт нь үгүй бол та өгөгдлийг устгах эсвэл нэрээ нууцлах ёстой.
Ил тод байдал ба хариуцлага
Та өөрийн хүсэлтийг баримтжуулах ёстой хадгалах хугацаа мөн та яагаад тэднийг сонгосон талаар тайлбарлана уу. Нидерландын Мэдээлэл Хамгаалах Газар энэ мэдээллийг хүсч болох бөгөөд таны шийдвэр үндэслэлтэй эсэхийг үнэлэх болно.
Таны нууцлалын мэдэгдэлд үйлчлүүлэгчдийнхээ өгөгдлийг хэр удаан хадгалахаа тодорхой зааж өгөх ёстой. Хадгалах хугацаа дууссан эсвэл танд тэдний мэдээлэл хэрэггүй болсон үед хүмүүс устгах хүсэлт гаргах эрхтэй.
Та нууцлалын бодлогодоо хадгалах хугацаагаа тодорхой үндэслэлтэйгээр тэмдэглэх хэрэгтэй. Энэ нь аудитын үеэр таныг хамгаалж, үйлчлүүлэгчдэд таны өгөгдлийн практик.
Хэрэв үйлчлүүлэгчид та тэдний өгөгдлийг хэт удаан хадгалж байна гэж үзэж байгаа бол Нидерландын Мэдээллийн Хамгаалалтын Газарт гомдол гаргаж болно.
Хадгалах хугацааг зохицуулах хууль эрх зүйн орчин
Нидерландад өгөгдөл хадгалах хууль эрх зүйн хүрээ нь Европын болон үндэсний хууль тогтоомжийг хослуулсан бөгөөд GDPR нь үндэс суурийг тавьж, Нидерландын хуулиуд нь тодорхой шаардлагуудыг нэмж оруулсан байдаг.
Autoriteit Persoonsgegevens нь хууль тогтоомжийн хэрэгжилтэд хяналт тавьдаг бол бизнес эрхлэгчид хуулиар хүлээсэн үүргээ биелүүлэх ёстой. Өгөгдөл хамгаалах зарчмууд.
GDPR болон Нидерландын Хэрэгжүүлэлтийн тухай хууль
Нидерландад өгөгдөл хадгалах үндсэн хууль эрх зүйн үндэс суурийг Өгөгдөл хамгаалах ерөнхий журам (GDPR) бүрдүүлдэг. Энэ нь хэрэглэгчийн өгөгдлийг хадгалах тодорхой хугацааг заагаагүй болно.
Үүний оронд энэ нь та хувийн мэдээллийг боловсруулж буй зорилгодоо шаардлагатай хугацаанаас илүү удаан хадгалахгүй байх зарчмыг тогтоодог.
Нидерландын Мэдээлэл Хамгаалах Хууль (DGIA) нь GDPR-ийг үндэсний түвшинд хэрэгжүүлдэг. Энэхүү хууль тогтоомж нь таны хувийн мэдээллийг хэрхэн зохицуулахыг зохицуулахын тулд GDPR-тэй хамт ажилладаг.
Мэдээллийг хамгаалах тухай Хамтын хуулийн дагуу (Verzamelwet Gegevensbescherming) одоогийн нууцлалын стандарттай нийцүүлэхийн тулд DGIA болон холбогдох өгөгдөл хамгаалах хуулиудад саяхан нэмэлт өөрчлөлт оруулсан.
Таны нууцлалын бодлого хадгалах хугацаагаа баримтжуулж, яагаад сонгосон шалтгаанаа үндэслэлтэй тайлбарлах ёстой. Та мөн мэдэгдэх ёстой мэдээллийн субъектууд та тэдний өгөгдлийг хэр удаан хадгалдаг талаарх нууцлалын мэдэгдэлдээ.
Нидерландын Мэдээлэл Хамгаалах Байгууллагын үүрэг
Autoriteit Persoonsgegevens (AP) нь өгөгдөл хадгалах шаардлагыг хэрэгжүүлдэг Нидерландын өгөгдөл хамгаалах байгууллага юм. AP нь таны хадгалах хугацаа боломжийн бөгөөд таны боловсруулалтын зорилгоор шаардлагатай эсэхийг үнэлдэг.
НӨАТ таны өгөгдлийн практикийг шалгахдаа та хадгалах хугацааг зөвтгөсөн баримт бичгийг өгөх ёстой. Байгууллага нь таны хууль ёсны хэрэгцээг харгалзан хувийн мэдээллийг аль болох богино хугацаанд хадгалах эсэхийг үнэлдэг.
Хэрэв та хадгалах хугацаа дууссаны дараа тэдний өгөгдлийг устгаагүй бол хувь хүмүүс AP-д гомдол гаргаж болно. AP нь эдгээр гомдлыг шалгаж, хэрэв та өгөгдөл хамгаалах хуулийг зөрчсөн бол албадлагын арга хэмжээ авах эрх мэдэлтэй.
Хууль ёсны болон өөрөө тодорхойлох хадгалах үүрэг
Нидерландын хуулиар заавал дагаж мөрдөх хуулиар тогтоосон хадгалах хугацаа болон таны өөрөө тодорхойлсон хадгалах хугацааг ялгаж үздэг. Тодорхой хууль тогтоомжоор илүү удаан хадгалах шаардлагатай үед хуулиар тогтоосон хадгалах хугацаа нь GDPR-ийн зарчмуудыг давж гардаг.
Санхүүгийн бүртгэл Нидерландын татварын хуулийн дагуу долоон жилийн турш хадгалах ёстой. Энэ шаардлага нь GDPR-ийн багасгах зарчмуудаас үл хамааран хамаарна.
Ажилтны мэдээлэл нь мэдээллийн төрөл болон зориулалтаас хамааран янз бүрийн заавал хадгалах хугацаатай байдаг.
Хууль ёсны шаардлагагүй хэрэглэгчийн мэдээллийн хувьд та боловсруулах зорилгодоо үндэслэн зохих хадгалах хугацааг сонгоно. Та төлөгдөөгүй нэхэмжлэхийг хянах, гэрээг биелүүлэх эсвэл бусад хууль ёсны бизнесийн хэрэгцээнд өгөгдөл хэр удаан хэрэгтэйг анхаарч үзэх ёстой.
Салбарын байгууллагууд танай салбарт нийтлэг тогтсон тогтвор суурьшилтай ажиллах хугацааг тодорхойлсон ёс зүйн дүрмээр дамжуулан удирдамж өгч болно.
Тохиромжтой хадгалах хуваарийг тодорхойлох
Хадгалах хугацааг тогтоохын тулд хууль эрх зүйн үүрэг хариуцлага, үйл ажиллагааны хэрэгцээ, GDPR-ийн шаардлагыг сайтар үнэлэх шаардлагатай. Та өгөгдлийг бизнесийн зорилгодоо хүрэхийн тулд хангалттай удаан хадгалахын зэрэгцээ шаардлагатай хэмжээнээс удаан хадгалахгүй байх ёстой.
Хууль ёсны зорилго болон хугацааг үнэлэх
Та хадгалах хугацаа бүрийг өгөгдөл цуглуулсан зорилготойгоо шууд холбох хэрэгтэй. GDPR-ийн зорилгын хязгаарлалтын зарчим нь та хэрэглэгчийн мэдээллийг хязгааргүй хугацаанд хадгалах боломжгүй гэсэн үг юм.
Анхны зорилгодоо хүрэхийн тулд мэдээлэл хэр удаан хэрэгтэй байгааг өөрөөсөө асуу.
Нидерландын татварын хуулийн дагуу санхүүгийн бүртгэлийг ихэвчлэн долоон жилийн хугацаатай хадгалах шаардлагатай байдаг. Гэсэн хэдий ч зөвхөн маркетингийн зорилгоор ашигласан харилцагчийн холбоо барих мэдээллийг зөвхөн нэг эсвэл хоёр жилийн хугацаанд л шаардаж болно.
Та өгөгдлийн ангилал бүрийг тусад нь үнэлэх хэрэгтэй.
Хууль эрх зүйн хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагаа илүү удаан хадгалах шаардлагатай эсэхийг авч үзнэ үү. Хэрэв үйлчлүүлэгчийн маргаан үргэлжилж байгаа бол асуудал шийдэгдэх хүртэл холбогдох мэдээллийг хадгалах шаардлагатай болж магадгүй юм.
Гэсэн хэдий ч зорилго дуусахад та мэдээллийг устгах эсвэл нэрээ нууцлах ёстой.
Салбарын байгууллагууд заримдаа тодорхой салбаруудад зориулсан санал болгож буй хадгалах хуваарийг нийтэлдэг. Эдгээр удирдамж нь танай салбарын бусад компаниуд юуг боломжийн гэж үзэж байгааг тодорхойлоход тусална.
Нидерландын Мэдээлэл Хамгаалах Газар нь таны сонгосон хугацаа таны заасан зорилгод нийцэж байгаа эсэхийг үнэлдэг.
Бодлогод хадгалалтыг баримтжуулах
Та хадгалах хугацаагаа тэмдэглэж, яагаад сонгосон шалтгаанаа тайлбарлах ёстой. Хэрэв Нидерландын Мэдээлэл Хамгаалах Газар таны үйл ажиллагаанд эргэлзэж байвал энэхүү баримт бичиг таныг хамгаална.
Боловсруулж буй хэрэглэгчийн өгөгдлийн төрөл бүрийн хувьд тодорхой хугацааг оруулна уу.
Таны дотоод өгөгдөл хадгалах бодлого нь өгөгдлийн ангилал бүрийг харгалзах хадгалах хугацаатай нь хамт жагсаасан байх ёстой. Жишээлбэл:
| Мэдээллийн төрөл | Хадгалах хугацаа | Хууль эрх зүйн үндэс |
|---|---|---|
| Нэхэмжлэхийн бүртгэл | 7 жил | Татварын хууль |
| Харилцагчийн холбоо барих мэдээлэл | Сүүлийн худалдан авалтаас хойш 2 жилийн дараа | Хууль ёсны ашиг сонирхол |
| Маркетингийн зөвшөөрлийн бүртгэл | Зөвшөөрлийн хугацаа + 1 жил | Хуулийн үүрэг |
Таны нууцлалын мэдэгдэл нь өгөгдлийн эзэмшигчдэд тэдний мэдээллийг хэр удаан хадгалж байгаа талаар мэдэгдэх ёстой. Үйлчлүүлэгчид ойлгомжтой тодорхой хэл ашиглана уу.
"Шаардлагатай болтол" гэх мэт тодорхойгүй хэллэгүүд нь GDPR-ийн ил тод байдлын шаардлагыг хангахгүй байна.
Үйл ажиллагааны, хууль эрх зүйн болон бизнесийн хэрэгцээг тэнцвэржүүлэх
Хадгалах хуваарийг тохируулахдаа та өрсөлдөөнтэй шаардлагатай тулгардаг. Үйл ажиллагааны үр ашиг гэдэг нь бүх өгөгдлийг байнга хадгалах, хялбархан хандахыг хэлж болох юм.
Гэсэн хэдий ч GDPR нь аль болох богино хугацаанд хадгалах хугацааг шаарддаг.
Хууль эрх зүйн үүрэг хариуцлага нь таны үл тоомсорлож болохгүй хамгийн бага хадгалах хугацааг тогтоодог. Татварын бүртгэлүүд таны сонголтоос үл хамааран долоон жилийн турш хадгалагдах ёстой.
Ажил эрхлэлттэй холбоотой мэдээлэл нь тодорхой дүрэм журамтай байдаг бөгөөд ихэнх боловсон хүчний мэдээлэл нь ажлаас халагдсанаас хойш хоёр жилийн хугацаанд хязгаарлагддаг.
Бизнесийн хэрэгцээ нь шууд зорилгоос гадна бараа хадгалахыг зөвтгөж болно. Та буцаалт эсвэл баталгаат хугацааны нэхэмжлэлийг зохицуулахын тулд худалдан авалтын түүхийг хадгалж болно.
Төлбөргүй нэхэмжлэхүүд нь хяналт шаарддаг бөгөөд энэ нь төлбөр хүлээн авах хүртэл харилцагчийн холбогдох мэдээллийг хадгалах гэсэн үг юм.
Хэрэв танд тэдний мэдээлэл хэрэггүй болсон эсвэл хууль ёсны хугацаа дууссан бол өгөгдлийн эзэмшигчид устгах хүсэлт гаргаж болно.
Та хадгалагдсан өгөгдлийг тогтмол хянаж, хадгалах хугацаа нь дууссан аливаа зүйлийг устгах хэрэгтэй. Автоматжуулсан устгах систем нь гараар хяналт тавихгүйгээр нийцлийг хангахад тусалдаг.
Өгөгдлийн төрлөөр нь хууль ёсны хадгалах хугацааны тойм
Нидерландын хуулиар бизнесийн янз бүрийн төрлийн мэдээллийн хадгалах хамгийн бага хугацааг тогтоосон байдаг. Татварын хуулиар ихэнх санхүүгийн бүртгэлд долоон жил шаардлагатай байдаг бол хөдөлмөр эрхлэлт болон эрүүл мэндийн мэдээлэл нь өөрийн гэсэн хугацаатай тусдаа хууль эрх зүйн хүрээг баримталдаг.
Санхүүгийн болон татварын бүртгэл
Та Нидерландын татварын хуулийн дагуу санхүүгийн ихэнх бүртгэлийг долоон жилийн турш хадгалах ёстой. Энэхүү хадгалах үүрэг нь худалдан авалт болон борлуулалтын бүртгэл, нэхэмжлэх, банкны хуулга, жилийн дансанд хамаарна.
Долоон жилийн хугацаа нь бүртгэлийг үүсгэсэн санхүүгийн жилийн төгсгөлд эхэлнэ.
Таны кредит болон дебит дансууд мөн энэхүү долоон жилийн шаардлагад хамаарна. Үүнд таны бизнесийн гүйлгээг нотлох дэвтэр, тэмдэглэл болон нэмэлт баримт бичиг орно.
Та эдгээр бүртгэлийг хадгалах хугацаа дуусахаас өмнө устгах эсвэл устгах боломжгүй, тэр ч байтугай өдөр тутмын үйл ажиллагаандаа шаардлагагүй болсон ч гэсэн.
Кассын бүртгэл болон борлуулалтын цэгийн мэдээллийг долоон жилийн хугацаанд хадгалах ёстой. Татварын алба эдгээр баримт бичгийг аудит эсвэл мөрдөн байцаалтын үеэр шаардаж болно.
Хэрэв та зохих бүртгэлийг хөтлөхгүй бол Нидерландын татварын албанаас торгууль эсвэл торгууль ногдуулж болзошгүй.
Хүний нөөц ба ажилчдын мэдээлэл
Ажилтны цалингийн бүртгэлийг ажил эрхлэлт дууссанаас хойш долоон жилийн турш хадгалах ёстой. Үүнд цалингийн хуудас, татварын маягт, тэтгэврийн шимтгэл орно.
Татварын зорилгоор болон цалин хөлс, тэтгэмжийн талаарх болзошгүй маргааны хувьд танд эдгээр баримт бичиг хэрэгтэй.
Хүний нөөцийн файлууд нь өгөгдлийн төрлөөс хамааран өөр өөр шаардлага тавьдаг. Гэрээ, ажилд орох өргөдөл гэх мэт үндсэн хөдөлмөрийн бүртгэлийг хэн нэгэн танай компаниас гарснаас хойш хоёр жилийн хугацаанд хадгалах ёстой.
Эмнэлгийн гэрчилгээ болон өвчний чөлөөний бүртгэл ихэвчлэн хоёр жилийн дараа, илүү эрт устаж болно.
Гүйцэтгэлийн хяналт болон сахилгын бүртгэлийг хадгалах хугацаа богино байхыг шаарддаг. Та эдгээрийг зөвхөн хамааралтай хэвээр байгаа хугацаанд нь хадгалах хэрэгтэй. хөдөлмөрийн харилцаа.
Ажилтан ажлаасаа гарсны дараа, хэрэв хууль эрх зүйн хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагаа явагдаагүй бол та эдгээрийг нэгээс хоёр жилийн дотор устгаж болно.
Эрүүл мэндийн болон эмнэлгийн файлууд
Нидерландын эрүүл мэндийн хуулийн дагуу эмнэлгийн бүртгэлийг дор хаяж 20 жил хадгалах ёстой. Энэхүү удаан хугацааны хадгалалтын хугацаа нь өмнөх эмчилгээний талаар асуулт гарч ирэх тохиолдолд өвчтөн болон эрүүл мэндийн үйлчилгээ үзүүлэгчдийг хоёуланг нь хамгаалдаг.
Насанд хүрээгүй хүмүүстэй холбоотой гэх мэт зарим бүртгэлийг бүр ч удаан хадгалах шаардлагатай болж магадгүй.
Өвчтөний файлд оношлогооны мэдээлэл, эмчилгээний төлөвлөгөө, шинжилгээний үр дүн, захидал харилцаа багтана. Та эдгээрийг найдвартай хадгалж, зөвхөн эрх бүхий ажилтнууд л хандах боломжтой эсэхийг шалгах ёстой.
Хадгалах хугацаа дууссаны дараа та зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс урьдчилан сэргийлэх арга замаар бүртгэлийг устгах ёстой.
Эмийн сангууд жорын бүртгэлд ижил төстэй дүрмийг баримталдаг. Эмийн түүхийг хянах, алдаа гарахаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд эдгээрийг 15 жилийн турш хадгалах ёстой.
Эрүүл мэндийн тусламж үйлчилгээтэй холбоотой даатгалын нэхэмжлэл болон төлбөрийн бүртгэлүүд нь мөн удаан хадгалах хугацаа шаарддаг.
Боловсролын болон хууль эрх зүйн баримт бичиг
Боловсролын байгууллагууд баримт бичгийн төрлөөс хамааран оюутны бүртгэлийг тодорхой хугацаанд хадгалах ёстой. Диплом, зэргийн гэрчилгээ нь Нийтийн бүртгэлийн тухай хуулийн дагуу үйлчилдэг бөгөөд байнга хадгалагдах ёстой.
Эдгээр бүртгэлүүд нь мэргэшлийг нотолж, хуучин оюутнуудад хуулбар хүсэх боломжийг олгодог.
Шалгалтын дүн болон дүнг оюутан суралцаж дууссанаас хойш дор хаяж хоёр жилийн турш хадгалах ёстой. Хичээлийн бүртгэл болон ирцийн бүртгэл нь ихэвчлэн богино хугацаатай, хичээлийн жил дууссанаас хойш нэгээс хоёр жилийн дараа шаардагддаг.
Гэрээ, хэлэлцээр гэх мэт хууль эрх зүйн баримт бичгийг гэрээний хугацаанд болон долоон жилийн хугацаанд хадгалах ёстой. Шүүхийн баримт бичиг болон түүнтэй хийсэн захидал харилцаа Өмгөөлөгч нар хууль эрх зүйн хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагаа үргэлжилж байх хугацаанд болон түүнээс хойш дор хаяж 20 жилийн хугацаанд хадгалагдах ёстой.
Нотариатаар баталгаажуулсан гэрчилгээ нь албан ёсны хууль ёсны нотолгоо болж үйлчилдэг тул байнгын хадгалалт шаарддаг.
Өгөгдөл устгах болон устгахыг удирдах
Хадгалах хугацаа дууссаны дараа та системээсээ хувийн мэдээллээ идэвхтэйгээр устгах ёстой. Нидерландын хуулиар өгөгдлийг хэрхэн устгах, устгах аргынхаа зохих баримтжуулалтад анхааралтай хандахыг шаарддаг бөгөөд хадгалах хугацаа дууссан ч өгөгдлийг хадгалах шаардлагатай нөхцөл байдлыг харгалзан үздэг.
Устгахад бэлэн өгөгдлийг тодорхойлох
Та хадгалсан хэрэглэгчийн мэдээллээ тогтмол хянаж, аль мэдээлэл нь хадгалах хугацаа нь дууссаныг тодорхойлох хэрэгтэй. Өөр өөр ангиллын өгөгдлийг хэзээ цуглуулсан, хэзээ устгах боломжтой болсныг хянадаг системийг тохируулна уу.
Үүнд хэрэглэгчийн бүртгэл, захидал харилцаа, гүйлгээний дэлгэрэнгүй мэдээлэл, маркетингийн сонголтууд орж болно. Мэдээллийн сан болон файлын системээ улирал бүр шалгах хуваарь гарга.
Олон байгууллага өгөгдлийг устгах огноо ойртож байгааг тэмдэглэх эсвэл хадгалах хугацаа дуусахад мэдэгдэл илгээдэг автоматжуулсан хэрэгслийг ашигладаг. Та нөөцлөлтийн серверүүд болон архивлагдсан файлууд зэрэг хэрэглэгчийн өгөгдөл систем дээрээ хаана байрлаж байгааг тодорхой бүртгэлтэй байлгах хэрэгтэй.
Таны өгөгдөл боловсруулах багууд өөр өөр өгөгдлийн төрөлд ямар хадгалах хугацаа хамаарахыг ойлгох ёстой. Санхүүгийн бүртгэлийг Нидерландын татварын хуулийн дагуу долоон жилийн хадгалалт шаарддаг боловч маркетингийн зөвшөөрлийн өгөгдлийг зөвхөн харилцаа идэвхтэй байх үед л хадгалах шаардлагатай байж болно.
Нидерландын Мэдээллийн Хамгаалалтын Газар таны шаардлагыг хангаж байгааг баталгаажуулахын тулд хянан үзэх үйл явцаа баримтжуулна уу.
Аюулгүй бөгөөд дүрэм журамд нийцсэн устгах аргууд
Та хувийн мэдээллийг сэргээх боломжгүй байдлаар устгах ёстой. Зүгээр л файлуудыг хогийн сав руу зөөх эсвэл мэдээллийн сангийн оруулгуудыг устгах нь Нидерландын хууль эрх зүйн шаардлагыг хангахгүй.
Дижитал өгөгдлийн хувьд мэдээллийг олон удаа дарж бичих эсвэл хадгалах төхөөрөмжийг физик байдлаар устгадаг аюулгүй устгах програм хангамж ашиглаарай. Хэрэглэгчийн мэдээллийг агуулсан цаасан бүртгэлийг хөндлөн огтлолтой эсвэл микро огтлолтой жижиглэгчээр жижиглэх шаардлагатай.
Хэрэглэгчийн мэдээллийг хэзээ ч ердийн хогийн саванд хаяж болохгүй. Их хэмжээний мэдээллийн хувьд устгалын гэрчилгээ олгодог баталгаажсан устгах үйлчилгээг ашиглах талаар бодож үзээрэй.
Тохиромжтой устгалын аргууд нь дараахь зүйлийг агуулна.
- Дижитал файлуудыг аюулгүй устгах програм хангамж
- Хатуу диск болон хадгалах хэрэгслийн физик устгал
- Цаасан баримт бичгийг хөндлөн огтлолоор жижиглэх
- Соронзон хадгалах төхөөрөмжүүдийн дегауссинг
- Гуравдагч талын гэрчилгээтэй устгалын үйлчилгээ, баримт бичигтэй
Мэдээллээ хэзээ, хэрхэн устгасан тухай бүртгэлийг хөтлөөрэй. Нидерландын Мэдээллийн Хамгаалалтын Газар нь хадгалах хугацаа дууссаны дараа та хэрэглэгчийн мэдээллийг зохих ёсоор устгасан гэдгээ нотлохыг танаас хүсч болно.
Үл хамаарах зүйлс болон хууль эрх зүйн саатлыг зохицуулах
Заримдаа хадгалах хугацаа дууссан ч гэсэн та өгөгдлийг устгах боломжгүй. Хууль эрх зүйн ажиллагаа, идэвхтэй мөрдөн байцаалт эсвэл хүлээгдэж буй маргаан нь асуудал эцэслэх хүртэл танаас холбогдох хэрэглэгчийн мэдээллийг хадгалахыг шаарддаг.
Та хэрэгжүүлэх ёстой a хууль ёсны саатуулах үйл явц нөлөөлөлд өртсөн өгөгдлийн ердийн устгах хуваарийг түр зогсооно. Хууль ёсны хадгалалт бүрийг ямар өгөгдлийг устгах боломжгүй, яагаад гэдгийг тодорхой мэдээллээр баримтжуулна.
Шаардлагатай мэдээллийг санамсаргүйгээр устгахгүйн тулд мэдээлэл боловсруулах багуудад түр саатуулах ажиллагаа эхлэхэд нэн даруй мэдэгдэх. Идэвхтэй түр саатуулах ажиллагааг тогтмол хянаж, хууль эрх зүйн үндэслэл дуусахад нэн даруй цуцлах.
Үйлчлүүлэгчдийн гомдол эсвэл зохицуулалтын лавлагаа мөн түр зогсдог устгах шаардлагаХэрэв хэн нэгэн танай байгууллагын талаар Нидерландын Мэдээлэл Хамгаалах Газарт гомдол гаргавал тухайн байгууллага асуудлыг шийдвэрлэх хүртэл та тэдний мэдээллийг хадгалах ёстой.
Эдгээр үл хамаарах зүйлсийг таны өргөн хүрээтэй өгөгдөл хадгалах бодлоготой тэнцвэржүүлж, тодорхой өгөгдөл яагаад таны системд хэвийн хугацаанаас илүү хугацаанд хадгалагдаж байгаа талаар тодорхой бүртгэлийг хадгалаарай.
Өгөгдлийн эздийн эрх ба байгууллагын дүрэм журмын хэрэгжилт
Таны боловсруулж буй өгөгдөлтэй хүмүүс GDPR-ийн дагуу тодорхой эрхтэй бөгөөд та тэдний хүсэлтэд тогтоосон хугацаанд хариу өгөх ёстой. Танай байгууллага мөн зохих баримт бичгийг хөтөлж, Эрх бүхий этгээдийн тогтоосон хяналтын шаардлагыг дагаж мөрдөх ёстой.
Устгах эрх болон өгөгдөл эзэмшигчийн хүсэлт
Хадгалах хугацаа дууссаны дараа эсвэл танд мэдээлэл анхны зорилгоор нь хэрэггүй болсон үед өгөгдлийн эзэмшигчид хувийн мэдээллээ устгах хүсэлт гаргаж болно. Та эдгээр устгах хүсэлтэд тэдгээрийг хүлээн авснаас хойш нэг сарын дотор хариу өгөх ёстой.
Хэрэв та хүсэлтийг татгалзвал өгөгдлийн эзэмшигчид шалтгаанаа тайлбарлах шаардлагатай. Хэрэв та шаардлагатай үед тэдний өгөгдлийг устгаагүй бол хүмүүс Нидерландын Мэдээллийн Хамгаалалтын Газарт гомдол гаргаж болно.
Хэрэв та тэдний мэдээллийг хэт удаан хадгалж байна гэж үзвэл өгөгдлийн субьект эсэргүүцэх эрхтэй. Та эдгээр хүсэлтийг боловсруулахад тохиромжгүй учраас үл тоомсорлож болохгүй.
Танай байгууллага өгөгдлийн эзэмшигчийн хүсэлтийг боловсруулах тодорхой үйл явцтай байх ёстой. Үүнд хүсэлт гаргаж буй хүний нэрийг баталгаажуулах, хууль ёсны хадгалах хугацаа хэвээр байгаа эсэхийг шалгах зэрэг орно.
Та GDPR-ийн нийцлийг харуулахын тулд бүх хүсэлт болон хариултаа баримтжуулах ёстой.
Хадгалах практикаар дамжуулан GDPR-ийн нийцлийг хангах
Та хадгалалтын хугацаагаа тэмдэглэж, яагаад тодорхой хугацааг сонгосон шалтгаанаа тайлбарлах хэрэгтэй. Хэрэв тэд асуувал та өөрийн үндэслэлийг Autoriteit Persoonsgegevens-д харуулахын тулд энэ мэдээллийг нууцлалын бодлогодоо оруулна уу.
Эрх бүхий байгууллага таны хадгалах хугацаа боломжийн бөгөөд аль болох богино эсэхийг үнэлнэ. Таны нууцлалын мэдэгдэлд та янз бүрийн төрлийн хувийн мэдээллийг хэр удаан хадгалахаа тодорхой заасан байх ёстой.
Энэхүү ил тод байдал нь өгөгдлийн субьектуудад таны үйл ажиллагааг ойлгоход тусалдаг. Та хадгалсан хувийн мэдээллээ тогтмол шалгаж, хадгалах хугацаа нь хэтэрсэн мэдээллийг тодорхойлох хэрэгтэй.
Хадгалах хугацаа дуусахад та өгөгдлийг аюулгүйгээр устгах эсвэл бүрэн нэрээ нууцлах ёстой. Эмнэлгийн мэдээлэл гэх мэт эмзэг мэдээллийн хувьд та аюулгүй устгах аргыг ашиглах шаардлагатай.
Дижитал системүүд нь нийцлийг хадгалахын тулд өгөгдлийг урьдчилан тогтоосон хугацаанд автоматаар устгах боломжтой.
Эрх бүхий байгууллагуудын тайлагнах болон хяналт
Хувийн мэдээллийн албаны ажилтнууд байгууллагууд өгөгдөл хадгалах GDPR-ийн шаардлагыг дагаж мөрдөж байгаа эсэхийг хянадаг. Тэд таны үйл ажиллагааг шалгаж, хадгалах хугацаа болон устгах журмын баримт бичгийг хүсэх боломжтой.
Та тэдний лавлагаатай хамтран ажиллаж, хүссэн мэдээллийг нь өгөх ёстой. Хэрэв та хувийн мэдээлэлтэй холбоотой мэдээллийн алдагдалд орсон бол 72 цагийн дотор Нидерландын Мэдээлэл Хамгаалах Газарт мэдэгдэх ёстой.
Хэрэв зөрчил нь тэдний эрх, эрх чөлөөнд өндөр эрсдэл учруулж байвал та нөлөөлөлд өртсөн өгөгдлийн эзэмшигчдэд шууд мэдэгдэх шаардлагатай. Үүнд ялгаварлан гадуурхалт, залилан мэхлэлт, санхүүгийн хохирол, нэр хүндэд хохирол учруулах эрсдэл орно.
Танай салбарын байгууллага танай салбарт зориулсан стандарт хадгалах хугацааны талаар зөвлөгөө өгч болно. Хүлээн зөвшөөрөгдсөн салбарын стандартыг дагаж мөрдөх нь танд дэмжлэг үзүүлж чадна хууль тогтоомжийг дагаж мөрдөх хүчин чармайлт.
Гэсэн хэдий ч та өөрийн тодорхой нөхцөл байдал болон хууль ёсны үүрэг хариуцлагад үндэслэн зохих хадгалах хугацааг тодорхойлох үүрэгтэй хэвээр байна.
Түгээмэл асуултууд
Нидерландад хэрэглэгчийн мэдээллийг хадгалах хууль эрх зүйн шаардлага юу вэ?
Та хэрэглэгчийн мэдээллийг хадгалахдаа Нидерландын бизнесийн бүртгэлийн шаардлага болон GDPR-ийн дүрэм журмыг дагаж мөрдөх ёстой. Санхүүгийн мэдээлэл агуулсан бизнесийн бүртгэлд татварын хуулийн дагуу долоон жилийн хадгалах хугацаа шаардлагатай. Үл хөдлөх хөрөнгөтэй холбоотой бүртгэлийг дор хаяж арван жил хадгалах ёстой. GDPR-ийн дагуу танд хувийн мэдээллийг боловсруулах хууль ёсны үндэслэл хэрэгтэй. Та хэрэглэгчийн мэдээллийг зөвхөн цуглуулсан зорилгодоо шаардлагатай хугацаанд хадгалах ёстой. Нидерландын Мэдээллийн Хамгаалалтын Газар нь таны тодорхой нөхцөл байдал болон бизнесийн хэрэгцээнд үндэслэн зохих хадгалах хугацааг тодорхойлохыг танаас хүсэж байна. Та хадгалах хугацаагаа баримтжуулж, яагаад сонгосоноо тайлбарлах шаардлагатай. Энэ мэдээлэл нь таны нууцлалын бодлого болон нууцлалын мэдэгдэлд харагдах ёстой бөгөөд ингэснээр хэрэглэгчид та тэдний өгөгдлийг хэр удаан хадгалдаг болохыг ойлгох болно.
Нидерландын нууцлалын дүрмийн дагуу бизнес эрхлэгчид хувийн мэдээллийг хэр удаан хадгалахыг зөвшөөрдөг вэ?
GDPR нь хувийн мэдээллийн хадгалах хамгийн дээд хугацааг тогтоодоггүй. Та бизнесийн зорилго болон хууль ёсны үүргүүд дээрээ үндэслэн зохих хадгалах хугацааг сонгодог. Гэсэн хэдий ч та хувийн мэдээллийг шаардлагатай хэмжээнээс удаан хадгалах боломжгүй. Хадгалах хугацааг тодорхойлохдоо хэд хэдэн хүчин зүйлийг харгалзан үзэх ёстой. Татварын хуулиар шаардсан гэх мэт хууль ёсны хадгалах хугацаа хамаарах эсэхийг шалгана уу. Бизнесийн үйл ажиллагаандаа өгөгдөл хэр удаан хэрэгтэй байгаагаа үнэлнэ үү. Та үргэлж хамгийн богино хадгалах хугацааг эрмэлзэх хэрэгтэй. Хэрэв үйлчлүүлэгчид мэдээллээ устгахыг хүссэн бөгөөд таны хадгалах хугацаа дууссан бол та тэдний мэдээллийг устгах ёстой. Цорын ганц үл хамаарах зүйл бол та өгөгдлийг тодорхой хугацаанд хадгалах хууль ёсны үүрэгтэй байх явдал юм.
Үйлчлүүлэгчийн мэдээллийг хариуцдаг Голландын компаниудын өгөгдөл хадгалах үүргийг нэгтгэн дүгнэж өгөхгүй юу?
Та Нидерландын татварын хуулийн дагуу бизнесийн бүртгэлийг дор хаяж долоон жилийн турш хадгалах ёстой. Үүнд санхүүгийн баримт бичиг, бизнесийн гүйлгээтэй холбоотой бүртгэлүүд багтана. Хэрэв та үл хөдлөх хөрөнгөтэй холбоотой мэдээллийг хариуцдаг бол эдгээр бүртгэлийг арван жилийн турш хадгалах шаардлагатай. GDPR-ийн дагуу хувийн мэдээллийн хувьд та шаардлагатай хэмжээнээс илүү удаан мэдээлэл хадгалах ёсгүй. Та бизнесийн зорилго, хууль эрх зүйн шаардлагад үндэслэн юу шаардлагатайг тодорхойлдог. Та хадгалах хугацаагаа баримтжуулж, нууцлалын бодлогодоо оруулах шаардлагатай. Та хадгалсан өгөгдлийг тогтмол хянаж, хадгалах хугацаа дуусахад устгах үүрэгтэй. Та мөн нууцлалын мэдэгдлээрээ дамжуулан хэрэглэгчдэд хадгалах хугацааныхаа талаар мэдэгдэх ёстой.
Нидерландад хэрэглэгчийн мэдээллийг хууль ёсоор хадгалах хамгийн дээд хугацаа хэд вэ?
GDPR-ийн дагуу хэрэглэгчийн мэдээллийг хадгалах тогтмол дээд хугацаа байдаггүй. Хадгалах хугацаа нь та өгөгдлийг цуглуулсан зорилго болон холбогдох хууль ёсны үүргээс хамаарна. Та өөрийн хууль ёсны бизнесийн хэрэгцээг хангасан хамгийн богино хадгалах хугацааг ашиглах ёстой. Хэрэв татварын хууль тогтоомжоор санхүүгийн бүртгэлийг долоон жилийн хадгалахыг шаардсан бол та уг өгөгдлийг долоон жилийн турш хадгалж болно. Энэ хугацаа дууссаны дараа өөр хууль эрх зүйн үндэслэл байхгүй бол та өгөгдлийг устгах ёстой. Маркетингийн зорилгоор эсвэл бусад заавал биелүүлэхгүй хэрэглээний хувьд та өгөгдөл хэзээ шаардлагагүй болсоноос хамааран богино хадгалах хугацааг тогтоох хэрэгтэй. Та зүгээр л ирээдүйд хэрэгтэй байж магадгүй гэсэн шалтгаанаар өгөгдлийг хадгалахыг зөвтгөж болохгүй. Зорилго нь одоогийн бөгөөд тодорхой байх ёстой.
Нидерландад өгөгдөл хадгалах хязгаарыг дагаж мөрдөөгүй тохиолдолд ямар үр дагавар гарах вэ?
Хэрэв та хадгалах хязгаарыг дагаж мөрдөөгүй бол Нидерландын Мэдээллийн Хамгаалалтын Газар танай байгууллагыг шалгаж болно. Хэрэв Газар таны хадгалах хугацааг үндэслэлгүй эсвэл хэт урт гэж үзвэл танд албадан хэрэгжүүлэх арга хэмжээ авах магадлалтай. Үүнд торгууль ногдуулах, өгөгдлийг устгах тушаал орно. Хадгалах хугацаа дууссаны дараа та тэдний өгөгдлийг устгахаас татгалзвал үйлчлүүлэгчид Газарт гомдол гаргаж болно. Тэд танд хувийн мэдээлэл нь хэрэггүй болсон үед устгахыг хүсэх эрхтэй. Хэрэв та ийм хүсэлтийг хүчин төгөлдөр үндэслэлгүйгээр татгалзвал зохицуулалтын торгууль ногдуулах эрсдэлтэй. Зөрчлөөс болж таны нэр хүндэд хор хөнөөл учруулж, хэрэглэгчийн итгэлийг бууруулж болзошгүй. Та өгөгдлийн эрхийг нь зөрчсөн хувь хүмүүсээс иргэний нэхэмжлэл гаргаж болно.
Нидерландад хадгалах хугацаа дууссаны дараа хэрэглэгчийн мэдээллийг хууль ёсны дагуу устгах үйл явцыг тоймлон тайлбарлаж өгөхгүй юу?
Хадгалах хугацаа нь дууссан мэдээллийг тодорхойлохын тулд та хадгалж буй хувийн мэдээллээ тогтмол хянаж байх ёстой. Мэдээлэл шаардлагагүй болсон эсвэл хадгалах хугацаа дууссаны дараа та үүнийг нэн даруй устгах хэрэгтэй. Хэрэв та статистикийн зорилгоор хадгалахыг хүсвэл өгөгдлийг устгахын оронд нэрээ нууцалж болно. Хувийн мэдээлэл, ялангуяа эмнэлгийн бүртгэл гэх мэт эмзэг мэдээллийг устгахдаа зохих ёсоор анхаарал тавих ёстой. Дижитал мэдээллийн хувьд та урьдчилан тодорхойлсон хугацаанд мэдээллийг автоматаар устгадаг системийг ашиглаж болно. Физик бүртгэлд зөвшөөрөлгүй нэвтрэхээс сэргийлдэг аюулгүй устгах аргууд шаардлагатай. Та өгөгдөл хамгаалах ерөнхий журмын нэг хэсэг болгон өгөгдөл устгах үйл явцаа баримтжуулах ёстой. Энэ нь Нидерландын Мэдээлэл Хамгаалах Газарт та хадгалах үүргээ нухацтай авч үзэж, өгөгдлийн амьдралын мөчлөгийг идэвхтэй удирддаг болохыг харуулж байна.
