Ажилтны файлууд: та хэр удаан өгөгдөл хадгалах боломжтой вэ?

Ажилтны файлууд: та хэр удаан өгөгдөл хадгалах боломжтой вэ?

Ажил олгогчид ажилчдынхаа талаар цаг хугацааны явцад маш их мэдээлэл боловсруулдаг. Энэ бүх өгөгдөл нь боловсон хүчний файлд хадгалагддаг. Энэ файл нь чухал хувийн мэдээллийг агуулж байгаа тул үүнийг найдвартай, зөв ​​хийх нь чухал юм. Ажил олгогчид энэ өгөгдлийг хэр удаан хадгалахыг зөвшөөрдөг (эсвэл зарим тохиолдолд шаардлагатай) вэ? Та энэ блогоос боловсон хүчний файлыг хууль ёсны дагуу хадгалах хугацаа, түүнтэй хэрхэн харьцах талаар дэлгэрэнгүй унших боломжтой.

Боловсон хүчний файл гэж юу вэ?

Дээр дурдсанчлан ажил олгогч нь ажилчдынхаа боловсон хүчний мэдээлэлтэй байнга холбоотой байдаг. Энэ өгөгдлийг зохих ёсоор хадгалж, дараа нь устгах ёстой. Үүнийг боловсон хүчний файлаар дамжуулан хийдэг. Үүнд ажилчдын нэр, хаяг, хөдөлмөрийн гэрээ, гүйцэтгэлийн тайлан гэх мэт зүйлс орно. Эдгээр өгөгдөл нь AVG журмын дагуу тавигдах шаардлагад нийцсэн байх ёстой бөгөөд тодорхой хугацаанд хадгалагдах ёстой.

(Хэрэв та өөрийн боловсон хүчний файл AVG-ийн шаардлагыг хангаж байгаа эсэхийг мэдэхийг хүсвэл манай боловсон хүчний файлын AVG шалгах хуудсыг шалгана уу. энд)

Ажилчдын мэдээллийг хадгалах

AVG нь хувийн мэдээллийг хадгалах тодорхой хугацааг заагаагүй. Ажилтны файл нь янз бүрийн төрлийн (хувийн) өгөгдлөөс бүрддэг тул хадгалах хугацааны талаар тодорхой хариулт байдаггүй. Мэдээллийн ангилал бүрт өөр өөр хадгалах хугацаа хамаарна. Энэ нь тухайн хүн ажилтан хэвээр байгаа эсэх, эсвэл ажлаасаа гарсан эсэхэд нөлөөлдөг.

Хадгалах хугацааны ангилал

Дээр дурдсанчлан, боловсон хүчний файлд хувийн мэдээллийг хадгалахтай холбоотой өөр өөр хадгалах хугацаа байдаг. Ажилтан ажиллаж байгаа эсэх, ажлаасаа гарсан эсэх гэсэн хоёр шалгуурыг анхаарч үзэх хэрэгтэй. Тодорхой өгөгдлийг хэзээ устгах, эс тэгвээс хадгалахыг доор харуулав.

Одоогийн боловсон хүчний файл

Ажиллаж байгаа ажилтны одоогийн боловсон хүчний файлд агуулагдах мэдээлэлд хадгалах тодорхой хугацааг тогтоодоггүй. AVG нь ажил олгогчдод зөвхөн боловсон хүчний файлыг "шинэчилсэн" байлгах үүрэг хүлээдэг. Энэ нь ажил олгогч өөрөө боловсон хүчний файлыг үе үе шалгаж, хуучирсан өгөгдлийг устгах эцсийн хугацааг тогтоох үүрэгтэй гэсэн үг юм.

Хэрэглээний дэлгэрэнгүй

Ажилд аваагүй өргөдөл гаргагчтай холбоотой өргөдлийн мэдээллийг өргөдөл гаргах журам дууссанаас хойш 4 долоо хоногийн дотор устгах ёстой. Урам зориг, өргөдлийн захидал, CV, зан үйлийн талаархи мэдэгдэл, өргөдөл гаргагчтай захидал харилцаа зэрэг мэдээлэл энэ ангилалд багтдаг. Өргөдөл гаргагчийн зөвшөөрлөөр өгөгдлийг 1 жил орчим хадгалах боломжтой.

Дахин нэгтгэх үйл явц

Ажилтан дахин нийгэмшүүлэх үйл явцыг дуусгаад ажилдаа буцаж ирэхэд дахин нийгэмшүүлэх үйл ажиллагаа дууссанаас хойш 2 жилээс илүүгүй хугацаагаар хадгалагдах хугацаа хамаарна. Ажил олгогч өөрөө өөрийгөө даатгадаг бол үүнээс үл хамаарах зүйл байдаг. Энэ тохиолдолд хадгалах хугацаа 5 жил байна.

Ажил дууссанаас хойш хамгийн ихдээ 2 жил

Ажилтан ажлаасаа гарсны дараа боловсон хүчний файл дахь (хувийн) мэдээллийн дийлэнх хэсгийг 2 жил хүртэл хугацаагаар хадгалах боломжтой.

Энэ ангилалд дараахь зүйлс орно.

  • Хөдөлмөрийн гэрээ, түүнд оруулсан нэмэлт өөрчлөлт;
  • Огцрохтой холбоотой захидал харилцаа;
  • Үнэлгээ, гүйцэтгэлийн үнэлгээний тайлан;
  • Албан тушаал ахих / бууруулахтай холбоотой захидал харилцаа;
  • UWV болон компанийн эмчээс өвчний талаархи захидал;
  • Хаалга хамгаалагчийг сайжруулах тухай хуультай холбоотой тайлан;
  • Ажлын зөвлөлийн гишүүнчлэлийн тухай гэрээ;
  • Гэрчилгээний хуулбар.

Ажил дууссанаас хойш 5-аас доошгүй жил

Зарим боловсон хүчний файлын мэдээлэл нь 5 жилийн хадгалагдах хугацаатай байдаг. Тиймээс ажил олгогч эдгээр мэдээллийг ажилтан ажлаас халагдсанаас хойш 5 жилийн хугацаанд хадгалах үүрэгтэй. Эдгээр нь дараах өгөгдөл юм.

  • Цалингийн татварын тайлан;
  • Ажилтны үнэмлэхний хуулбар;
  • Үндэс угсаа, гарал үүслийн мэдээлэл;
  • Цалингийн татвартай холбоотой мэдээлэл.

Тиймээс эдгээр мэдээллийг боловсон хүчний файлд шинэ мэдүүлгээр сольсон ч дор хаяж таван жил хадгалах ёстой.

Ажил дууссанаас хойш 7-аас доошгүй жил

Дараа нь, ажил олгогч бас "татвар хадгалах үүрэг" гэж нэрлэгддэг. Энэ нь ажил олгогчийг бүх үндсэн бүртгэлийг 7 жилийн хугацаанд хадгалах үүрэгтэй. Үүнд үндсэн өгөгдөл, цалингийн урамшуулал, цалингийн бүртгэл, цалингийн гэрээ орно.

Хадгалах хугацаа дууссан уу?

Ажилтны файлын өгөгдлийг хадгалах дээд хугацаа дууссан тохиолдолд ажил олгогч энэ өгөгдлийг цаашид ашиглахгүй байж болно. Дараа нь энэ өгөгдлийг устгах ёстой.

Хадгалах хамгийн бага хугацаа дуусахад ажил олгогч болох энэ өгөгдлийг устгах. Хадгалах хамгийн бага хугацаа дуусч, ажилтан өгөгдлийг устгах хүсэлт гаргасан тохиолдолд үл хамаарах зүйл хамаарна.

Ажилтны файлыг хадгалах хугацаа эсвэл бусад өгөгдлийг хадгалах хугацааны талаар танд асуулт байна уу? Хэрэв тийм бол бидэнтэй холбоо барина уу. Манай хөдөлмөр эрхлэлтийн хуульчид танд туслахдаа баяртай байх болно!

Law & More